MawisContract – Tvorba smluv o věcných břemenech

Případová studie: Automatizace tvorby smluv o věcných břemenech v plzeňské pobočce Hrdlička spol. s r.o.

O společnosti Hrdlička spol. s r.o.:

Hrdlička spol. s r.o. je respektovaná firma specializující se na poskytování geodetických a geomatických služeb. Společnost poskytuje své služby klientům v různých sektorech, hlavně z oboru stavebnictví, provozu technické infrastruktury a dalších oblastí, kde je potřeba zpracování geodetických dat. Plzeňská pobočka společnosti Hrdlička jako jednu ze svých činností poskytuje i tvorbu a projednávání smluv o věcných břemenech staveb elektro sítí na klíč pro firmy stavějící infrastrukturu firem ČEZ a EG.D.

Výzva:

I přesto, že společnost Hrdlička spol. s r.o., respektive její plzeňská pobočka, má zkušené zaměstnance a kvalitní postupy, proces tvorby smluv o věcných břemenech byl opakující se časově náročnou rutinou náchylnou k chybám. Zaměstnanci ručně vyhledávali a doplňovali informace o vlastnících dotčených parcel a jednajících osobách, a to často z různých zdrojů, a ručně je doplňovali do vzorů smluv, které upravovali dle vstupních údajů vlastníka. Taková činnost může vést k nekonzistenci a způsobovat chyby a nepřesnosti ve smlouvách a v návrzích na vklad na KN. Činnosti během přípravy smluv a návrhů však vykazovaly všechny známky vhodnosti k automatizaci a standardizaci postupu tvorby jednotné smlouvy dle vzoru, pokud by se do něj podařilo implementovat interní rozhodovací logiku vkládání částí na základě vstupních dat vlastníka.

Cíl:

Společnost Hrdlička spol. s r.o. hledala efektivní způsob, jak zautomatizovat proces tvorby smluv o věcných břemenech, aby zvýšila produktivitu, snížila možnost chyb a zajistila konzistentní přístup k tvorbě smluv. Hlavním cílem bylo také usnadnit sledování a správu průběhu sjednávání a projednávání smluv.

Řešení:

Vývojové oddělení společnost Hrdlička spol. s r.o. připravilo a nasadilo pracovníkům plzeňské pobočky aplikaci MAWIS Contract, která byla navržena pro automatizaci tvorby smluv o věcných břemenech a sledování průběhu jejich projednávání. Aplikace umožňuje načítání dat o vlastnících parcel z geometrických plánů projektu a vfk-souborů projektu. Dále aplikace disponuje šablonami smluv na míru připravených pro smlouvy jednotlivých odběratelů, v tomto případě provozovatelů elektro soustav společnosti ČEZ, které lze snadno přizpůsobit specifickým požadavkům a úpravám. Šablony/vzory smluv obsahují logiku rozhodování na základě dat vlastníka, např. plátce/neplátce fyzická/právnická osoba atd., a sestavují se zcela automaticky bez ručního zásahu pracovníka. Jen na základě dat vložených do aplikace.

Implementace:

Po několika školeních zaměstnanci plzeňské pobočky Hrdlička začali aplikaci Mawis Contract pravidelně využívat. Aplikace byla snadno integrována do existujícího pracovního postupu. Zaměstnanci nyní načítají potřebná data o vlastnících parcel dotčených projektem a doplňují chybějící údaje o jednajících osobách a účetních charakteristikách. Následně aplikace automaticky vygeneruje návrhy smluv a dalších potřebných dokumentů (průvodní dopis, údaje k platbě), na základě zadaných vzorů na konci procesu aplikace vyplní i návrh na vklad, který je poté ke stažení na stránkách ČÚZK. Tím se eliminují chyby způsobené ruční editací vzorů a návrhů na vklad na KN.

Výsledky:

Implementace aplikace Mawis Contract přinesla plzeňské pobočce společnosti Hrdlička několik klíčových výsledků:

1. Zvýšená efektivita: Proces tvorby smluv byl výrazně zrychlen. Zaměstnanci již nemusí manuálně hledat a zpracovávat informace, což ušetřilo mnoho času.
2. Snížení chyb: Díky automatizaci došlo ke snížení počtu chyb a nepřesností ve smlouvách. Aplikace používá jednotné vzory, což zajistilo konzistentní a správně formulované smlouvy.
3. Přehlednost a transparentnost: Zaměstnanci mají nyní lepší přehled o stavu jednotlivých smluv a celkovém průběhu procesu sjednávání a projednávání smluv.
4. Zefektivnění práce: Díky automatizaci se zaměstnanci mohou více soustředit na důležitější úkoly a zvýšit kvalitu poskytovaných služeb.

Závěr:

Aplikace Mawis Contract se stala klíčovým nástrojem pro plzeňskou pobočku společnosti Hrdlička spol. s r.o. při tvorbě smluv o věcných břemenech. Automatizace procesu přinesla mnoho výhod, včetně vyšší produktivity, snížení chyb, lepšího přehledu a zefektivnění práce. Díky tomu může společnost lépe reagovat na potřeby svých zákazníků a poskytovat kvalitní služby ve svém oboru.